CONTENIDO DEL EXPEDIENTE LABORAL PARA EFECTOS DE CUMPLIMENTO CON LA LFT

Le recomendamos que ante las posibles revisiones e inspecciones a las empresas que podrán realizar las instancias laborales y de seguridad social en el país, como lo son STPS^[1], IMSS^[2], Secretaría del Trabajo local, así como también de las autoridades fiscales, particularmente el SAT^[3] e IMSS, es importante tener debidamente integrados los expedientes de sus trabajadores, esto así porque los artículos 776, fracción II^[4]; 784^[5] y 804^[6] nos establecen el indispensable contenido de dichos expedientes, en concomitancia con los dispositivos 28 del Código Fiscal de la Federación y 33, fracción VI de su Reglamento, ya que recordemos, que el expediente del trabajador, también, es parte integrante de la contabilidad de la empresa.

Entonces, los expedientes en mención de acuerdo a la LFT deben de contener mínimamente los siguientes elementos documentales firmados por el trabajador:

1. Copia de identificación oficial;
2. Copia de CURP;
3. Copia de RFC, en caso de tenerlo;
4. Copia de comprobante de domicilio vigente;
5. Comprobante de estado de salud (NO DE EMBARAZO EN CASO DE TRABAJADORAS);
6. Copia de reglamento interior de trabajo;
7. Contrato individual de trabajo;
8. Listas raya o nomina del personal o recibos de pago de salarios;
9. Controles de asistencia (sugerimos también de faltas e incapacidades);
10. Comprobantes de pago de utilidades (sugerimos también copia de acta de comisión PTU y la determinación de base de PTU)
11. Comprobante de solicitud de vacaciones y su concesión, así como su recibo de pago de vacaciones y prima vacacional;
12. Comprobante de pago de aguinaldos ;
13. Comprobante de pago primas de ley, en su caso;
14. Comprobante de pagos o aportaciones de seguridad social;
15. Sugerimos incorporar:
16. Certificado de NO antecedentes criminales o policiales;
17. Cualquier constancia relativa a capacitación y adiestramiento que reciba el trabajador, para cumpliendo de la LFT y NOMs.
18. Cualquier acta administrativa que le haya sido levantada (desacato, inasistencia, etc.)

Además, deberemos incluir invariablemente desde el inicio de su contratación, lo siguiente:

• Aviso de privacidad simplificado individual firmado por el trabajador (LFPDPP);
• Autorización expresa para pagar con cualquier mecanismos que ofrece el sistema financiero mexicano (LFT);
• Documento donde exprese si actualmente tiene otro patrón (LFT);
• Documento expreso donde manifieste si él va a presentar su declaración (LISR);
• Documento donde manifiestes si tiene crédito INFONAVIT (LFT);
• Documento donde exprese si es pensionado por riesgo de trabajo o invalides (LFT, LIMSS) o ha estado incapacitado por estas causas;
• Documento donde exprese si es sujeto a retención salarial por pensión alimenticia.

Es menester hacer de su conocimiento que hay disposiciones normativas, particularmente Normas Oficiales Mexicanas, que establecen diverso contenido en el expediente del trabajador, como es el caso de la NOM-035-STPS-2018, dependiendo esto de si la empresa cuenta con 15 trabajadores o menos, de 15 a 50 trabajadores o 50 en adelante, de lo cual le informaremos con mayor detalle.

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^[1] Secretaría del Trabajo y Previsión Social

^[2] Instituto Mexicano del Seguro Social

^[3] Servicio de Administración Tributaria

^[4] Artículo 776.- Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes:

II. Documental;

^[5] Artículo 784.- El Tribunal eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto a petición del trabajador o de considerarlo necesario requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso, corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre:

1. Fecha de ingreso del trabajador;
2. Antigüedad del trabajador;
3. Faltas de asistencia del trabajador;
4. Causa de rescisión de la relación de trabajo;
5. Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley;
6. Constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido. La negativa lisa y llana del despido, no revierte la carga de la prueba. Asimismo, la negativa del despido y el ofrecimiento del empleo hecho al trabajador, no exime al patrón de probar su dicho;
7. El contrato de trabajo;
8. Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales;

IX. Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo;

X. Disfrute y pago de las vacaciones;

XI. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;

XII. Monto y pago del salario;

XIII. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y

XIV. Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.

La pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.

^[6] Artículo 804.- El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:

1. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;
2. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;
3.  Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;
4. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y
5. Los demás que señalen las leyes.

Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las Leyes que los rijan.