Contenido del expediente laboral y su importancia

La Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a integrar y conservar el expediente de sus trabajadores. Está obligación cobra relevancia, ya que el artículo 805 establece que en caso de demanda por parte del trabajador, si la empresa no presenta los documentos que integran el expediente laboral, los hechos alegados por el trabajador se tendrán por ciertos, aunado a que el artículo 784 señala las controversias[1] en que es al patrón a  quien le corresponde probar su dicho.

Además, ante las posibles revisiones e inspecciones que pueden realizar las autoridades laborales y fiscales, particularmente el SAT e IMSS, es menester tener debidamente integrado el expediente laboral  ya que toda la documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, son parte integrante de la contabilidad de la empresa, por lo que la falta de la misma es una infracción que da pie a la aplicación de multas de hasta más de $16,000.00[2]

Así, el expediente laboral debe de contener mínimamente los siguientes elementos y estar firmados por el trabajador:

1. Copia de identificación oficial;
2. Copia de CURP;
3. Copia de RFC, en caso de tenerlo;
4. Copia de comprobante de domicilio vigente;
5. Comprobante de estado de salud (NO DE EMBARAZO EN CASO DE TRABAJADORAS);
6. Copia de reglamento interior de trabajo;
7. Contrato individual de trabajo;
8. Listas raya o nómina del personal o recibos de pago de salarios;
9. Controles de asistencia (sugerimos también de faltas e incapacidades);
10. Comprobantes de pago de utilidades (sugerimos también copia de acta de comisión PTU y la determinación de base de PTU)
11. Comprobante de solicitud de vacaciones y su concesión, así como su recibo de pago de vacaciones y prima vacacional;
12. Comprobante de pago de aguinaldos;
13. Comprobante de pago de las primas de ley, en su caso;
14. Comprobante de pagos o aportaciones de seguridad social;

Aunado a lo anterior, derivado del contenido de otras disposiciones legales, es menester incluir desde el inicio de la contratación, lo siguiente:

• Aviso de privacidad simplificado individual firmado por el trabajador (LFPDPP);
• Autorización expresa al patrón para que este realice el pago del salaario con cualquier mecanismo que ofrece el sistema financiero mexicano (LFT);
• Documento donde exprese si actualmente tiene otro patrón (LFT);
• Documento expreso donde manifieste si él va a presentar su declaración (LISR);
• Aviso de contar con crédito INFONAVIT (LFT);
• Documento donde exprese si es pensionado por riesgo de trabajo o invalidez (LFT, LIMSS) o ha estado incapacitado por estas causas;
• En su caso, manifestación de estar sujeto a retención salarial por pensión alimenticia.

Adicionalmente, sugerimos incorporar:

• Certificado de NO antecedentes criminales o policiales;
• Cualquier constancia relativa a capacitación y adiestramiento que reciba el trabajador, para cumpliendo de la LFT y NOMs.
• Cualquier acta administrativa que le haya sido levantada (desacato, inasistencia, etc.)

Por último, no debe pasar desapercibido el contenido de las Normas Oficiales Mexicanas, como la NOM-035-STPS-2018, la cual obliga a las empresas a incluir diverso contenido en el expediente laboral, atendiendo al número de trabajadores adscritos a la misma.

¿Buscas más información o asesoría en este tema? Contáctanos a través del siguiente formulario:

[1] I. Fecha de ingreso del trabajador; II. Antigüedad del trabajador; III. Faltas de asistencia del trabajador; IV. Causa de rescisión de la relación de trabajo; V. Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley; Fracción reformada DOF 30-11-2012 VI. Constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido. La negativa lisa y llana del despido, no revierte la carga de la prueba. Asimismo, la negativa del despido y el ofrecimiento del empleo hecho al trabajador, no exime al patrón de probar su dicho; Fracción reformada DOF 30-11-2012, 01-05-2019 VII. El contrato de trabajo; VIII. Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales; IX. Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo; Fracción reformada DOF 30-11-2012 X. Disfrute y pago de las vacaciones; XI. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad; XII. Monto y pago del salario; XIII. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y XIV. Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.

La pérdida o destrucción de los documentos señalados por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.

[2] Artículo 83 del CFF. Son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación o de las facultades previstas en el artículo 22 de este Código, las siguientes:

I. No llevar contabilidad